Kematangan Organisasi UKPBJ DIY

Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengamanatkan bahwa Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) berbentuk struktural yang memiliki fungsi Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Sistem Informasi Secara Elektronik, Pembinaan Kelembagaan dan SDM Pengadaan, Pemberian Bimbingan Teknis dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa dan tugas lainnya seperti Agen Pengadaan dan Pelaksanaan Penyusunan Strategi Pengadaan dan lain sebagainya. Keberadaan UKPBJ adalah transformasi penggabungan dari Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang telah dimandatkan pembentukannya pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya.

Selanjutnya Perpres 16 Tahun 2018 mendorong perubahan paradigma para pelaku didalamnya dalam menciptakan Value for Money, menciptakan inovasi pengadaan, serta mengembangkan keilmuan pengadaan untuk pengadaan barang/jasa yang berkelanjutan. Salah satu amanat Perpres untuk mewujudkan hal di atas adalah pembentukan UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence). UKPBJ sebagai pusat keunggulan pengadaan adalah unit kerja yang memiliki karakteristik strategis, kolaboratif, berorientasi pada kinerja, proaktif, dan mampu melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di Indonesia.

Salah satu cara untuk memastikan adanya perbaikan yang berkelanjutan adalah dengan menerapkan model tingkat kematangan yang menjadi alat ukur perbaikan yang telah dilakukan sekaligus sebagai panduan bagi UKPBJ dalam upaya perbaikan berikutnya. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu indikator keberhasilan dalam pengembangan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan bebas korupsi. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu agenda dalam rencana aksi nasional pencegahan dan pemberantasan korupsi sesuai dengan Inpres No. 7 Tahun 2015 dan Inpres No. 10 Tahun 2016.

Dengan adanya perubahan tugas dan fungsi UKPBJ, maka Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah RI telah melakukan kajian kembali model tingkat kematangan organisasi pengadaan, termasuk penentuan tingkat kematangan masing-masing UKPBJ yang sejalan dengan amanat Perpres 16 Tahun 2018.  Model ini kemudian disebut sebagai Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ.

Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ didefinisikan sebagai instrumen pengukuran dalam melaksanakan pengelolaan kelembagaan UKPBJ yang menggambarkan kapabilitas UKPBJ dan menjadi acuan bagi UKPBJ dalam upaya pengembangan/penguatan kelembagaan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.

Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ berdasarkan model tersebut terdiri dari 4 domain dan 9 variabel meliputi:

1.      Domain Proses, yang mencakup variabel: Manajemen Pengadaan, Manajemen Penyedia, manajemen Kinerja, dan Manajemen Risiko,

2.      Domain Kelembagaan, yang mencakup variabel: Pengorganisasian, dan Tugas/Fungsi,

3.      Domain Sumber Daya Manusia, yang mencakup variabel: Perencanaan, dan Pengembangan,

4.      Domain Sistem Informasi, dengan variabel: Sistem Informasi.

Ukuran kematangan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara berjenjang melalui 5 (lima) tingkat kematangan UKPBJ, yang terdiri dari :

1.      Inisiasi, yaitu UKPBJ yang pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih ad-hoc dan belum merefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ).

2.      Esensi, yaitu UKPBJ yang memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, memiliki pola kerja tersegmentasi dan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif.

3.      Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal.

4.      Strategis, yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif, terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi.

5.      Unggul, yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik PBJ yang berkelanjutan sehingga menjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya.

Target setiap UKPBJ adalah mencapai tingkat kematangan level 3 yaitu PROAKTIF untuk dapat disebut sebagai UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence).

Hal ini juga sejalan dengan Strategi Nasional Pencegahan Korupsi (Stranas PK) yang tertuang dalam Perpres No. 54 Tahun 2018 tentang Strategi Nasional Pencegahan Korupsi. Berupa arah kebijakan Nasional yang memuat fokus dan sasaran pencegahan korupsi yang digunakan sebagai acuan K/L/Pemda dan Pemangku Kepentingan lainnya dalam melaksanakan aksi pencegahan korupsi di Indonesia. Dimana salah satu ukuran keberhasilannya adalah tercapainya tingkat kematangan UKPBJ minimal level 3 (Level Proaktif) di seluruh provinsi, termasuk  Provinsi DIY.

Sampai dengan B18 (Bulan Juni 2020), UKPBJ DIY telag mencapai level 3 (proaktif) untuk seluruh variabel kematangan, sebelum batas akhir target rencana aksi Stranas PK.